Uno dei compiti del curatore di un archivio è quello di mantenere integra la documentazione a lui affidata e nello stesso tempo facilitarne in tutti i modi la consultazione, due necessità tra loro inconciliabili, perchè il continuo accesso rappresenta un rischio per la sopravvivenza dei documenti stessi.
Per dare una risposta a tale problema, in occasione del trasferimento nel Palazzo Ducale, completamente restaurato e ristrutturato, l’Archivio Storico Civico è stato dotato di un sistema all’avanguardia, che permette la più ampia fruizione dei documenti dei Padri del Comune (il fondo più antico e più prezioso) senza rischi per l’integrità degli stessi.
Il software utilizzato nella prima versione, realizzato dalla Elsag Bailey di Genova e commercializzato con il nome di Icarus, consentiva di tradurre ogni documento nella corrispondente immagine elettronica, che veniva conservata su disco ottico ed era associata ad una scheda, utilizzata a sua volta come indice di catalogazione e di ricerca. Nel 1998 il sistema è stato aggiornato grazie alle sponsorizzazioni della Fondazione Cassa di Risparmio di Genova e Imperia, che ha permesso l’acquisto dell’hardware necessario, e di Elsag, che ha fornito il nuovo software Archea, che si basa sugli stessi principi di funzionamento del precedente, ma utilizza tecnologia CD rom per l’archiviazione delle immagini.
Si forma così un archivio elettronico, da cui è possibile richiamare e visualizzare su una o più stazioni di lavoro i vari documenti e le corrispondenti schede, e riprodurre su comune supporto cartaceo copie di documenti conformi all’originale. La semplicità della ricerca rende facilmente accessibile il sistema agli studiosi, che possono così consultare con la massima rapidità tutti i documenti desiderati e stamparne direttamente le copie, mentre gli originali non subiscono alcun deterioramento.